Regels voor communicatie per telefoon
Wanneer een zakelijk gesprek altijd nodig isde indruk wekken dat je een professional hebt gezien. En dit zou in de eerste minuten van het gesprek moeten gebeuren. Het imago en het succes van een bedrijf zijn in veel opzichten afhankelijk van hoe goed mensen communiceren en hoe goed ze in staat zijn om met potentiële klanten en partners te praten. Voor de efficiëntie van het werk moet elke medewerker een aantal regels voor communicatie kennen.
Welke communicatieregels bestaan er
Eerst moet u uw aandachtig volgenintonatie. Omdat tijdens het gesprek de gesprekspartner je mogelijk niet ziet, sluit dit niet uit dat hij je niet hoort. Probeer daarom vriendelijk te praten. En dit zal worden bevorderd door een glimlach en een goed humeur tijdens het hele gesprek. De regels voor zakelijke communicatie aan de telefoon betekenen volledige controle over uw emoties.
Ten tweede, tijdens een gesprekcontroleer je houding. Als je tijdens een gesprek uit elkaar valt in een stoel, kan dit je reputatie verpesten. Als je tijdens het gesprek constant blijft staan, wordt de spraak assertief en energiek, en dit draagt vooral bij aan het feit dat het te snel gaat. Het is noodzakelijk om aan te passen aan een bepaald tempo van het gesprek.
Ten derde moet je hallo zeggen. Een begroeting is een van de belangrijkste elementen waaruit de communicatieregels bestaan. In dit geval zijn er subtiliteiten en nuances. In plaats van 'Hallo' is het bijvoorbeeld beter om 'Goede dag' te zeggen. Deze uitdrukking is veel gemakkelijker uit te spreken. En voor perceptie is het veel gemakkelijker. Beantwoord de oproepen met de woorden "allo" en "yes" in geen geval. Allereerst moet u informatie over het bedrijf verstrekken en vervolgens over de functie die u bekleedt.
Het is altijd nodig om jezelf goed voor te stellen. Ten eerste degene die belt. Noem de naam en positie alleen als de juiste persoon er niet is. In het geval dat u iemands telefoonnummer belt, moet u na het introduceren van uzelf informeren over de beschikbaarheid van tijd. Alleen dan moeten we praten over het doel van de oproep.
De communicatieregels houden ook in dat dit niet de moeite waard isdwingen om te wachten. De maximale tijd die het kost om de hoorn op te nemen, is ongeveer zes pieptonen. Daarna kunt u stoppen met rinkelen. Ongeveer na de derde kiestoon. Hiermee wordt de tijd van de beller opgeslagen. Maar u hoeft niet meteen naar de telefoon te haasten, anders zult u denken dat u niet-actief bent op het werk.
Vergeet niet dat de duuroproepen moeten ongeveer vijf minuten duren. Lyrische uitzonderingsregels voorzien niet in communicatie. Bovendien kost het te veel tijd. Blijf niet geruime tijd stil, omdat pauzes in een zakelijk gesprek niet nodig zijn. Ze doen gewoon wat zenuwslopend is. En als u ongeveer een minuut stil was, zou dit een belangrijk nadeel zijn voor uw reputatie.
Bovendien is een zakelijke oproep noodzakelijkzal van tevoren worden voorbereid. Maak niemand onnodige oproepen alleen maar om de informatie te verduidelijken waarin u bent geïnteresseerd. Alle vragen en details moeten meteen tijdens het eerste gesprek worden besproken. Om een dergelijk probleem te voorkomen, kunt u een speciale lijst met vragen maken. Het is altijd de moeite waard om de gestelde vragen te beantwoorden. Korte antwoorden zullen niet in staat zijn om je reputatie op het juiste niveau te houden en zullen je competentie in de besproken materie niet laten zien.
