Vorming van zaken. Persoonlijk dossier van de werknemer: documenten, referentietieken, opslagperioden

Het vormen van werknemerskwesties is een proces datis verplicht voor bijna alle bedrijven. Volgens de regels die in Rusland zijn vastgesteld, moet elke werkgever een uniek dossier hebben voor elke werknemer. Dit document is in staat om een ​​ondergeschikte te karakteriseren vanuit zijn eigen functie. Persoonlijke aangelegenheden worden niet alleen op het werk gevonden, maar ook bijvoorbeeld op de universiteit. In ieder geval is dit document belangrijk. Het moet goed worden gevormd. Maar hoe kan dit worden gedaan? In welke gevallen is het niet nodig om dergelijke documentatie bij te houden? Wat kan en kan niet in een persoonlijke aangelegenheid worden gedaan? Het is niet zo moeilijk om dit alles te begrijpen zoals het lijkt.

Definitie van een persoonlijk bestand

Persoonlijk dossier van de werknemer is een soort document waarin alle documentatie van het relatieve specifieke kader wordt opgeslagen. Het bestaat uit een omslag en speciale papers met betrekking tot een ondergeschikte.

Dit soort documentatie wordt vanaf het moment ontwikkeldarbeidsbemiddeling. En het moet worden gehandhaafd totdat de werknemer is ontslagen. Vervolgens wordt het bestand voor opslag naar het archief overgebracht. U kunt dit document een bepaalde tijd niet verwijderen.

De vorming van gevallen is verre van het meestverplicht proces. In sommige gevallen kunt u dit voorkomen. Maar dan zal het zeer problematisch zijn om informatie over een bepaalde ondergeschikte te verzamelen. Gewoonlijk wordt deze procedure uitgevoerd in grote organisaties. Er wordt een hele database gemaakt, waarin informatie wordt weergegeven voor elke ondergeschikte.

Vereist of optioneel?

Er is al gezegd dat het niet nodig is om zaken te doen met werknemers. Maar bij elke zichzelf respecterende onderneming is er zo'n soort documentatie. Wanneer de vorming van het dossier verplicht is en wanneer niet?

Wetgeving schrijft geen regels voordit probleem. Maar in de praktijk blijkt dat grote bedrijven persoonlijke aangelegenheden vormen voor hun ondergeschikten, en kleintjes niet. Het wordt aanbevolen om deze kwestie af te handelen voor bedrijven met een groot personeelsverloop.

Organisaties voeren vaak persoonlijke aangelegenheden uit, niet voor alle ondergeschikten, maar alleen voor specifieke categorieën werknemers. Meestal zijn ze:

• leiders;
• adjunct-directeuren;
• toonaangevende specialisten in het bedrijf;
• werknemers die werken met materiële waarden (bijvoorbeeld kassamedewerkers);
• mensen die de mogelijkheid hebben om door te groeien.

Het wordt aanbevolen om niet lui te zijn en dit soort te leidendocumentatie over alle ondergeschikten. Het proces van het vormen van werknemerskwesties is niet zo moeilijk om te onthouden. Alleen ver van alle documenten die informatie over het frame weergeven, kunnen hier worden opgeslagen. Welke functies van het proces moet ik onthouden? Zelfs de minste overtreding voor de werkgever kan niet op de beste manier blijken. Daarom moeten we de taak zorgvuldig bestuderen.

opslagruimte

Er is al gezegd dat de persoonlijke bestanden van ondergeschiktenzelfs nadat de persoon is gestopt, blijf in het bedrijf. Op hun handen worden ze niet uitgegeven, maar in speciale archieven geplaatst. Zelfs elektronische opslag van informatie over frames is toegestaan. Maar in de papieren versie van de zaak zou moeten plaatsvinden.

Er zijn enkele regels dieobserveer de baas. Het bijhouden van een zaak is bijna een eindeloos proces. U kunt deze documenten niet vernietigen gedurende 75 jaar vanaf het moment van beëindiging van het personeelsbestand.

Het is om deze reden dat veel bedrijven proberendoe niet te veel moeite met het verzamelen van informatie over bepaalde ondergeschikten. Slechts een klein aantal bedrijven bestaat al meer dan 75 jaar. Vaak openen en sluiten bedrijven en blijven persoonlijke bestanden in de archieven.

Om de opslag te vereenvoudigen, worden de bestanden aangemaaktallerlei regels. Kortom, de opslag van deze documenten gebeurt na het sorteren in alfabetische volgorde. Het wordt ook aanbevolen om archieven te maken door jaren. Deze aanpak vereenvoudigt het zoeken naar informatie over werknemers die op een bepaald moment een baan bij het bedrijf hebben gevonden.

Er is nog een functie in deze kwestie. Het probleem is dat sommige persoonlijke bestanden permanent in de archieven van het bedrijf worden bewaard. En ze worden ook niet vernietigd in 10 jaar of in 100. Onder deze regel vallen de dossiers van de leiders van de organisatie, evenals de aangelegenheden van ambtenaren. Vergeet de ondergeschikten niet, die prijzen, medailles en een verscheidenheid aan titels hebben.

toegang

Het volgende moment is een kwestie van toegang tot de bestudeerdedocumentatie. Vaak heeft het dossier van de werknemers gegevens die exclusief voor de werkgever zijn bedoeld. En ze hoeven niet het grootste deel van de arbeiders te kennen.

Vaak worden cases versleuteld, is toegang hiertoe alleen van het hoofd van de onderneming, evenals van de personeelsfunctionaris die zich bezighoudt met de formatie. Eenvoudige ondergeschikten mogen de verzamelde informatie niet bekijken.

De werkgever staat garant voor de zaken van medewerkersvertrouwelijkheid. Dit soort informatie wordt niet gedeeld met het grote publiek. Op verzoek worden kopieën van de documentatie verstrekt aan het personeel op de dag van het ontslag. Het bedrijf is verantwoordelijk voor ondergeschikten voor de veiligheid van informatie die beschikbaar is in persoonlijke aangelegenheden.

Het is ook noodzakelijk om voor eens en voor altijd te onthouden - het dossier is dat nietOndergeschikten worden onder geen enkel voorwendsel gegeven. Medewerkers hebben niet het recht om persoonlijke dossiers in te dienen, maar ook om hun uitlevering te eisen. Alleen wanneer u vertrekt, kunt u hier gegevens aanvragen. De werkgever geeft alleen kopieën van informatie uit die in persoonlijke bestanden zijn opgeslagen. De andere is niet noodzakelijk. Geen ondergeschikte heeft het recht om deze documentatie terug te trekken van overdracht aan een ander bedrijf of met een definitieve schorsing van het dienstverband. Er is al gezegd - elke werkgever houdt 75 jaar lang een dossier bij voor werknemers. Deze periode kan in bepaalde omstandigheden worden verhoogd.

Verplichte componenten van persoonlijke zaken

Nu een beetje over hoe preciessoortgelijke documentatie. In feite zijn de regels voor het vormen van ondergeschikte zaken niet wettelijk vastgelegd. En deze kwestie wordt beslist door het management van het bedrijf. Het bepaalt zelf welke informatie moet worden opgeslagen en hoe de bestanden van ondergeschikten moeten worden gesystematiseerd. Dit is het grootste probleem van het hele vormingsproces.

Desalniettemin, ongeacht de keuze van de regels, zullen sommige gegevens in elk scenario worden opgeslagen in het persoonlijke bestand. Welke documenten zijn te vinden in al dergelijke documentatie? Dit zijn:

• vragenlijsten van de aanvrager;
• sollicitaties voor werkgelegenheid;
• bestellingen voor het ter beschikking stellen van een werkplek;
• ontslagaanvragen (indien van toepassing);
• ontslagbevelen;
• handelt over de uitgifte van het werkrecordboek (op verzoek of wanneer de ondergeschikte wordt ontslagen).

De bovenstaande lijst is verplichtpapier. Maar met andere informatie kunnen er bepaalde problemen zijn. Immers, niet alle informatie over ondergeschikten kan in een privézaak worden ingevoerd. Hier zijn enkele beperkingen aan verbonden. Op welke punten moet ik letten op het vermijden van klachten over onjuiste formatie van persoonlijke personeelsdossiers?

verbodsbepalingen

Sterker nog, als je je echt verdieptalle kwesties van registratie en het vormen van persoonlijke documentatie van werknemers, kunt u in de war raken. Daarom moet u, voordat u het archief start, slechts enkele functies onthouden. Of beter gezegd, verboden. Ze zijn relevant voor alle ondernemingen, ongeacht de vastgestelde regels. Je kunt niet:

1. Houd tijdelijke en permanente documenten in éénplaats. Er moeten afzonderlijke plaatsen in het dossier van de werknemers zijn, zodat u papieren kunt plaatsen die slechts tijdelijk in het persoonlijke dossier staan. Het biedt ook de opslag van basisinformatie.
2. "Verspreid" de documentatie. Het wordt niet aanbevolen om documenten op te slaan in de aangelegenheden van werknemers met duplicaten. In één map - één exemplaar.
3. Om te persoonlijke informatie in te voeren. Bijvoorbeeld over religieuze overtuigingen. Dergelijke informatie voor de werkgever wordt over het algemeen als overbodig beschouwd. Daarom maakt het creëren van zaken alleen opslag mogelijk van documenten die nuttig zijn voor de werkgever, wat de kwaliteit van het werk van ondergeschikten weerspiegelt.

En welke specifieke documenten kunnen er zijn?het dossier in kwestie? Wat gebeurt er, naast de hierboven genoemde documenten, in de praktijk in persoonlijke aangelegenheden? Om vergissingen te voorkomen, kunt u de tips volgen voor het verzamelen van informatie voor het dossierpersoneel.

Gemeenschappelijke documentatie

De samenstelling van het persoonsdossier is gevarieerd. Er is al gezegd dat het bedrijf zelf de regels vaststelt voor het onderhoud van deze documentatie. Daarom is het onmogelijk om precies te zeggen wat er in de archieven is ingevoerd. Documenten die zonder fouten voldoen, zijn al vermeld. Maar om fouten te voorkomen, werd een bepaalde lijst met tot opslag toegelaten waardepapieren uitgevonden. Wat zou er in het persoonlijke dossier moeten staan? Als u de eerder genoemde objecten uitsluit, blijft deze behouden (hoofdzakelijk in de vorm van kopieën):

• een kopie van het paspoort van de burger;
• SNILS ondergeschikte (kopie);
• INN (niet het origineel);
• militair ticket;
• document (en) over onderwijs;
• foto's (niet persoonlijk, ontworpen voor vragenlijsten);
• kenmerken van eerdere werkgelegenheid (indien aanwezig);
• taakomschrijving voor een baan;
• autobiografie.

Vergeet niet dat iemand verantwoordelijk isDe werkgever om te voldoen aan werkprocessen en om zijn eigen veiligheid te waarborgen, is een verscheidenheid aan handelingen. Bijvoorbeeld de weigering om de ontslagvolgorde te ondertekenen. Dergelijke documentatie moet ook in privédossiers worden bewaard. De resultaten van certificatiewerk en andere orders die van invloed zijn op het werk van dit of dat frame zijn slechts enkele punten die aan het dossier kunnen worden toegevoegd.

Een ander belangrijk punt is de opslag vaneen persoonlijk record genoemd. Een document dat de werkgever veel problemen kan bezorgen. Het moet verplicht zijn in elke persoonlijke kwestie. Anders kun je de leiding geven dat sommige kranten illegaal zijn gehecht. Een persoonlijk record is een speciaal document met de volledige documentatie die bij de map hoort. Het bevindt zich helemaal aan het begin van het dossier. Zonder een inventaris kan de werkgever problemen hebben. De werknemer kan beschuldigingen van vervalsing of diefstal van bepaalde documenten beschuldigen.

Het vormen van een persoonlijke zaak is geen procesmoeilijk als je er goed op voorbereid bent. De werkgever moet hier eenvoudig alle belangrijke informatie over de activiteiten van de werknemer invoeren. Maar persoonlijke informatie over het personeel is verboden. Een voorbeeld was al gegeven met religie. De samenstelling van het gezin en de details van het leiden van een manier van leven van een ondergeschikte zijn ook taboe.

Maar sommige prestaties van de werknemer zouden dat wel moeten zijnpersoonlijke zaken worden aangegaan. Dit is geen verplicht onderdeel, maar het is raadzaam om het niet te verwaarlozen. Vooral als het gaat om een ​​echt getalenteerd frame. Het is toegestaan ​​om informatie in te voeren over ontvangen prijzen, titels, diploma's, medailles, diploma's.

Niet te veel

Documenten in een persoonlijk bestand kunnen anders zijn, ditnatuurlijk. De exacte lijst wordt door elke onderneming naar eigen inzicht van de manager bepaald. Maar de meest voorkomende lijst met artikelen is al vermeld. Bij het maken en onderhouden van een dossier moet een kleine regel in gedachten worden gehouden. Dit is een verplicht item waarvan schending niet is toegestaan. Het uitvoeren van persoonlijke zaken is een verantwoordelijk beroep. Het vereist speciale aandacht.

Het gaat om de grootte van persoonlijke bestanden. Volgens de vastgestelde regels kan worden gezegd dat de dikte van de map die is toegewezen aan het dossier van een bepaald frame niet groter mag zijn dan 4 centimeter. Als het volume groter is dan de ingestelde limiet, is het beter om een ​​nieuw bedrijf te starten. En markeer het op de een of andere manier onder het mom van voortzetting van de bestaande documentatie.

In de praktijk zijn dit zeer zeldzame gevallenin dikte meer dan 4 centimeter bereiken. Daarom moet je alleen de regel onthouden en maak je je geen zorgen om het niet te doen. Als er veel documentatie voor het frame is, wordt er een speciale controle uitgevoerd. Volgens de resultaten beslist de werkgever om het dossier in verschillende delen te verdelen.

Basisvereisten

De volgorde van het vormen van gevallen is eenvoudig. Het is voldoende om te bepalen welke documentatie hier kan worden opgeslagen. Onthoud vervolgens de eerder genoemde beperkingen. En dan wordt het bedrijf al gecreëerd. De eerste stap is om een ​​cover te maken. Het is voldoende om speciale mappen met de naam "Case" aan te schaffen. Ze slaan meestal alle documenten van dit of dat frame op.

Verderop de titelpagina (in dit geval opPersoonlijke mapinformatie wordt over het frame geschreven. Namelijk - de volledige naam. De begindatum van de documentatie is onderaan verplicht. Wat zou er in het persoonlijke dossier moeten staan?

De eerste pagina is gekoppeld aan de inventaris. Je kunt het verwaarlozen, maar het wordt niet aanbevolen. Dit artikel vergemakkelijkt de levensduur enorm en verwijdert een deel van de verantwoordelijkheid van de werkgever voor de veiligheid van de informatiedragers die in het dossier zijn geplaatst - wat niet in de inventaris wordt vermeld, wordt niet opgeslagen in het persoonlijke bestand.

Hierna bevat de map een verscheidenheid aandocumenten die direct relevant zijn voor de ondergeschikte. Op deze manier wordt de samenstelling van de persoonlijke casus gevormd. Het is raadzaam om kopieën of originele documenten te plaatsen zoals ze zijn ontvangen - eerst een vragenlijst van de aanvrager, vervolgens een verzoek om werk, een bevel van de werkgever om een ​​bepaalde positie te bepalen, enzovoort. De zaak eindigt met de volgorde van ontslag en de ondertekende handeling op de ontvangst van het werkboek.

Dat is niet alles. Het proces van het vormen van zaken is arbeidsintensief, hoewel het relatief eenvoudig is. Er is nog een kleine beperking die de werkgever enig ongemak kan bezorgen. Het personeel, dat de informatie in de persoonlijke bestanden van ondergeschikten uitvoert, moet het aantal vellen in de map controleren. Ze mogen niet meer dan 250 stukjes zijn. Bij overschrijding wordt het tweede deel van het persoonlijke bestand voor deze of gene werknemer gestart.

tijdschrift

Nu is het duidelijk hoe de vorming van zakenwerknemers in bedrijven. Dit is niet het einde van het proces. Als de onderneming heeft besloten om dit soort documentatie te onderhouden, moet deze een speciaal dagboek van persoonlijke bestanden hebben. Wat is het?

Dit onderdeel is een lijstalle beschikbare dossiers voor werknemers. Hier worden de nummers van de geïnitieerde gevallen, persoonlijke (persoonlijke) gegevens van ondergeschikten, de datum van de vorming van die of andere "persoonlijke mappen" gepubliceerd.

Er is geen enkele steekproef van het tijdschrift. De werkgever heeft het volste recht om naar eigen inzicht een dergelijk gegevensarchief aan te maken. Onlangs is een zeer veel voorkomende vorm een ​​elektronisch tijdschrift. Een goed idee voor degenen die niet echt met papierwerk willen omgaan. Het belangrijkste is om de relevante velden van het tijdschrift tijdig in te vullen. Dan kunt u eenvoudig zonder problemen informatie over elke medewerker vinden.

conclusie

Het is nu duidelijk hoe de formatiepersoonlijke zaken. Dit is een heel eenvoudig maar verwarrend proces, waarvan de procedure voor implementatie niet is vastgelegd in de wetgeving van de Russische Federatie. Werkgevers stellen onafhankelijk documenten op die in persoonlijke bestanden worden opgeslagen. De vorm van informatie-representatie kan ook worden geselecteerd.

Het wordt aanbevolen om niet van toepassing te zijn op persoonlijke aangelegenhedenOriginele documenten - alleen kopieën in één exemplaar. Aan het dossier van de werknemers zal met speciale aandacht moeten worden gewerkt - het lekken van informatie die in dit soort documentatie wordt ingevoerd kan de oorzaak van het probleem opleveren. Immers, bij het verzamelen van gegevens over ondergeschikten, zoals reeds vermeld, verbindt de werkgever zich ertoe om volledige vertrouwelijkheid van informatie te verzekeren. Deze regel is van toepassing op de tijd van het werk en voor de gehele periode van opslag van documentatie na het ontslag van het kader. Dat is alles. Basisinformatie met betrekking tot de vorming van gevallen van kaders is ten volle bestudeerd. De kenmerken en samenstelling van dit proces moeten bekend zijn bij elk bedrijf. Sommige mensen proberen dit over het algemeen niet te doen. Registratie van zaken (persoonlijk) is niet verplicht, maar zeer nuttig voor de werkgever.