Zakelijke correspondentie. We schrijven een zakelijke brief.

Zakelijke correspondentie in de moderne zakenwereld is een belangrijk onderdeeldeel van het succes. Medewerkers van elke organisatie worden dagelijks geconfronteerd met de noodzaak om hun eigen zakelijke correspondentie samen te stellen en te reageren op inkomende berichten.

Zakelijke correspondentie heeft zijn brede classificatie: officieel, persoonlijk, extern, intern, voor het doel van schrijven en de vorm van vertrek.

Een van de competenties van een moderne medewerkeris het vermogen om een ​​zakelijke brief correct te schrijven: dankbaarheid, verzoek, bevestiging, garantie, claim, persbericht, felicitatie, aanbeveling en anderen.

Laten we de basisstappen bekijken bij het schrijven van een zakelijke brief.

Cultuur van zakelijke correspondentie - dit is het ontwerp van de brief en geletterdheidtekst, en de juistheid van het gebruik van woorden en uitdrukkingen. Daarom is het het beste om eerst een concept te gebruiken om jezelf later te controleren en onaangename misverstanden uit te sluiten.

De structuur van een zakelijke brief omvat: adressering aan de geadresseerde, de preambule, de hoofdtekst, de conclusie.

Zakelijke correspondentie staat geen toegang toe tot "u". Daarom begint de behandeling meestal met de woorden "Beste (aya) ...". Voortzetting van de behandeling hangt van veel factoren af. De naam-patroniem van de leider wordt gebruikt in geval van persoonlijke kennis (het wordt echter vaak gebruikt in brieven gericht aan het hoofd van een staatsorgaan). Aan het hoofd van een commerciële organisatie is het toegestaan ​​om toe te passen met het woord "gentleman" en een achternaam zonder initialen toe te voegen. Als u niet op de hoogte bent van de rangen van militairen of de exacte titel van de posten van hoge ambtenaren, is het beter ze niet te gebruiken. In dit geval zal de naam van de ontvanger er correcter uitzien dan de fout.

De preambule is nodig om er meerdere te makenwoorden tonen de motivatie en het doel van de brief. Hiervoor worden de volgende uitdrukkingen gebruikt: In overeenstemming met ... (de naam van het document, de bron van de regelgeving), In volgorde ..., In reactie op ..., Ter bevestiging ..., In de volgorde van weergave ..., In verband met .... en andere geschikte uitdrukkingen.

Vervolgens stellen we de hoofdtekst samen die zou moeten zijneen paar paragrafen (twee tot vier) om uw positie, mening, verzoek te verduidelijken. Het is noodzakelijk om de tekstuele informatie te coördineren met de vorm van de persoon van wie het verhaal wordt uitgevoerd. Een rechtspersoon gebruikt vaker het enkelvoud en meervoud van een derde persoon, en individuen dragen informatie over van het enkelvoud en meervoud van de eerste persoon. Voorstellen moeten consistent en logisch zijn, zodat de ontvanger een holistisch beeld heeft van waar je over wilt schrijven. De tekst van de brief moet niet op twee manieren worden geïnterpreteerd. Een zakelijke brief moet betrekking hebben op een onderwerp of kwestie en mag niet meer dan twee pagina's bevatten.

Kortom, het is noodzakelijk om kort het doel van de brief samen te vatten.

De regels voor het voeren van zakelijke correspondentie vereisen een duidelijke formulering van zakelijke brieven. Nadat de tekst van de brief is gecontroleerd, bewerkt, goedgekeurd, is het noodzakelijk om deze correct te formatteren.

De brief van de zakelijke brief bevat informatie over de organisatie: naam, fysiek adres, telefoon, fax, website en e-mail, evenals registratienummer en andere noodzakelijke vereisten.

Zakelijke letter veronderstelt noodzakelijkerwijs velden: aan de linkerkant - drie centimeter, aan de rechterkant - anderhalve centimeter.

Lettertype wordt meestal gebruikt door Times New Roman, 12e (14e) maat van de peg, enkele (anderhalf) interval tussen de regels.

Zakelijke letterkap in de rechterbovenhoekbevat het antwoord op de vraag "Aan wie de brief is geadresseerd": aan het hoofd, de directeur, de administratie, enz. met de vermelding van de post, de naam van de onderneming, de achternaam en initialen.

Als de brief bijlagen bevat die op afzonderlijke bladen zijn opgesteld, moet u hun nummer opgeven vóór de handtekening van de afzender.

Het noodzakelijke deel van de zakelijke brief isinformatie over de acteur, en de achternaam, naam, familienaam moet volledig worden vermeld, evenals een contact telefoon, die het beste is om contact op te nemen met een bepaalde werknemer.

Zakelijke correspondentie moet op orde worden gehouden, omdat het een belangrijk bewijs is van de activiteiten van de onderneming op dit gebied.