Functieomschrijving office manager en enkele andere medewerkers van het bedrijf

Functieomschrijving is de definitie van functie verantwoordelijkheden, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en arbeidsomstandigheden van werknemers van de onderneming in overeenstemming met hun specialisatie.

Om te communiceren met klanten, enook om administratieve en managementtaken uit te voeren in de structuur van de organisatie, wordt een aparte afdeling gevormd - het kantoor. Een van de leidende werknemers van dit deel van de onderneming is een officemanager.

De functieomschrijving van de officemanager combineert de voorziening en organisatie van de werkzaamheden van het kantoor, evenals de interactie met andere eenheden die beschikbaar zijn in de onderneming.

Rechtstreeks gehoorzamen aan het management(Director) van de onderneming, kantoor beheerder die zich bezighouden met de aankoop, installatie en inbedrijfstelling van de kantoorapparatuur, de ontwikkeling en planning van de uitvoering van de preventieve en instandhouding, afvalverwerking en recycling van verouderde apparatuur.

De functieomschrijving van de officemanager omvat ook:

1. Voorbereiding en organisatie van het werk op kantoor.
2. Sluiten van contracten voor de levering van verbruiksgoederen.
3. Onderhoud van het budget van uitgaven, de organisatie van betalingen en registratie van volmachten.
4. Inventaris van kantoorfaciliteiten.
5. Organisatie van documentenverkeer van kantoor, ontvangst en verzending van correspondentie.
6. Organisatie van noodzakelijk onderhoud van de klanten van de onderneming, voeren van zakelijke onderhandelingen met documentaire registratie en daaropvolgende analyse.
7. Coördinatie en controle van het werk van het kantoorpersoneel, de verdeling van hun taken onderling, met een regelmatige analyse van de effectiviteit van hun werk.
8. Ontwikkeling en implementatie van systemen voor disciplinaire verantwoordelijkheid en motivatie van kantoormedewerkers, evenals controle over de implementatie ervan.
9. Het binnen de grenzen van zijn autoriteiten verlenen van bijstand aan werknemers in het geval van operationele problemen.
10. Coördinatie voorbereiding voor afronding en start een nieuwe werkdag.
11. Voorbereiding van rapporten.

In sommige gevallen kunnen de kantoorinstructies van de kantoorbeheerder de controle van het kantoorontwerp, de voorbereiding en vrijgave van evaluatiematerialen voor uitgifte aan klanten omvatten.

De taakomschrijving van de officemanager wordt bepaald doorzijn werkschema en de mate van zijn verantwoordelijkheid. De medewerker kan worden geaccepteerd of ontslagen op bevel van de bedrijfsleiding. Volgens de vastgestelde procedure wordt een persoon aangesteld die de beheerder is van het kantoor in zijn afwezigheid. De functieomschrijving van de officemanager veronderstelt ook het vertrek van de werknemer tijdens zakenreizen.

In de structuur van de onderneming is er een gespecialiseerde afdeling die het management van werknemers van ondernemingen verzorgt in overeenstemming met het personeelsbeleid dat in de organisatie is vastgelegd.

De functiebeschrijving van de personeelsafdeling omvat de volgende hoofdbepalingen:

1. Werk aan de selectie, ontvangst en plaatsing van werknemers van de vereiste specialiteiten, beroepen en kwalificaties.
2. Organisatie van de certificering van werknemers, de definitie van werknemers die opnieuw worden onderworpen aan een attest.
3. Voorbereiding van de benodigde documenten voorhet verstrekken van socialezekerheidsinstellingen, het bijhouden van records in arbeidsboeken, het afgeven van de nodige certificaten aan werknemers om de vereisten aan de gespecificeerde locatie te verschaffen.
4. Het uitvoeren van een systematische analyse van het werk van de personeelsstructuur van de onderneming.
5. Organisatie van tijdregistratie, vakantieplanning, disciplinaire controle.
6. Versterk de discipline, verminder het personeelsverloop in de onderneming.
7. Het uitvoeren van systematisch werk gericht op het creëren van een reserve van de onderneming.
8. Boekhouding van werknemers van de onderneming.