Organisatie van het werken met documenten

Organisatie van het werken met personeelsdocumentenheeft een speciale impact op de kwaliteit van het functioneren van het administratief apparaat, evenals de vorming en cultuur van arbeid van werknemers. Hoe professioneler het werk is, hoe succesvoller de activiteit van de onderneming als geheel.

Interne workflow van elke ondernemingomvat verschillende activiteiten voor de voorbereiding, het onderhoud, het invullen, het kopiëren en het verzenden van bedrijfsinformatie. Zoals de praktijk laat zien, spendeert ongeveer zeventig procent van alle medewerkers aan deze activiteiten. Het moet gezegd dat de organisatie van het werken met documenten steeds belangrijker wordt. Tegenwoordig wordt deze activiteit beschouwd als een van de belangrijkste factoren voor het concurrentievermogen van een moderne onderneming.

Organisatie van werk met documenten suggereerteen speciale benadering van de ontvangen en verwerkte bedrijfsgegevens, coördinatie van vormingsprocessen en verandering van informatiedistributie. Een goede organisatie van het werken met documenten vermindert de zoektijd, verhoogt de nauwkeurigheid, tijdigheid van gegevens en elimineert redundantie.

Rekening houdend met de langetermijnpraktijk, werden drie hoofdtypen werk met documentatie ontwikkeld: gemengd, gedecentraliseerd en gecentraliseerd.

De laatste vorm zorgt voor de concentratieeen verscheidenheid aan bestaande structureringsoperaties bij het uitvoeren van een enkele eenheid binnen de onderneming. Een dergelijke onderverdeling kan een algemene of een personeelsafdeling, een kanselarij enzovoort zijn. Documentatie kan worden bijgehouden door één persoon die secretaris is. In elk geval zal de verantwoordelijkheid van de eenheid of een medewerker bestaan ​​uit de implementatie van een volledige cyclus van verwerkingsactiviteiten van de ontvangst tot de overdracht aan de archiefafdeling. Deze activiteiten omvatten de ontvangst, verwerking van bedrijfsinformatie, registratie, opslag, controle over uitvoering, verzending, referentie- en informatieverrichtingen, systematisering vóór overdracht aan het archief.

Gecentraliseerde organisatie van werk met documentenwordt beschouwd als de meest rationele, en in dit opzicht, en meer de voorkeur. Dit geldt vooral voor kleine ondernemingen. Wanneer deze methode van systematisering van documentatie wordt gebruikt, zijn de kosten van informatieverwerkingsactiviteiten aanzienlijk lager. Bovendien wordt de arbeidsorganisatie van werknemers aanzienlijk verbeterd. Met deze vorm van organisatie van de workflow is kantoorapparatuur het meest effectief, er wordt eenheid bereikt in de methodologische en managementactiviteiten met betrekking tot de verwerking van documentatie.

Het tegenovergestelde gecentraliseerde systeem isgedecentraliseerd schema. In dit geval wordt voor elke eenheid een eigen documentatiedienst gevormd. In deze eenheden worden alle bewerkingen autonoom uitgevoerd. Het gedecentraliseerde systeem is meer typerend voor die instellingen en organisaties die verschillen in een territoriaal ongelijksoortige apparatuur. Bovendien is dit werksysteem ook geschikt voor die ondernemingen, waarbij de documentatie enigszins anders is (er is bijvoorbeeld behoefte aan de bescherming van informatie).

De meest voorkomende, ondertussen vormis een gemengd systeem. In dit geval wordt een bepaald deel van alle bewerkingen (in de regel voor het ontvangen en verwerken van verzonden en ontvangen documenten, opslag, replicatie) uitgevoerd in de centrale eenheid. In de structurele afdelingen van de onderneming worden activiteiten uitgevoerd voor het afdrukken (creëren), bestellen, opslaan en voorbereiden voor bezorging in het archief.

De keuze van dit of dat werkschema met de documentatie wordt uitgevoerd in overeenstemming met de structuur van de onderneming zelf.