Wat is de nomenclatuur op kantoor?

Om kantoorwerk correct uit te voeren,Het is noodzakelijk om te weten wat een nomenclatuur is. Volgens de definitie is de nomenclatuur een lijst van de onderdelen, materialen en structuren die door de productie werden gebruikt, gecompileerd volgens een bepaald systeem. Bij het samenstellen van een dergelijke lijst krijgt elk van deze materialen een code van cijfers, letters of een alfanumerieke combinatie - naamnummer.

In het case management is de nomenclatuur van caseseen gesystematiseerde lijst met zakelijke documenten (of cases) die worden opgesteld in de loop van het werk van een organisatie. De nomenclatuur bepaalt hoe lang de effecten moeten worden bewaard en in welke volgorde ze moeten worden geregistreerd. Op middelbare scholen (gymnasiums) worden schoolbladen bijvoorbeeld nog 5 jaar na het afstuderen bewaard door de schoolleider.

Belangrijkste functies

De hoofdtaak bij het opstellen van de nomenclatuur van zaken -doe het werk van de administratieve apparaat meer perfect, productieve, zich te ontdoen van de bureaucratische toffees. Efficiënte en kwalitatieve oplossingen voor veel problemen, zijn de activiteiten van de gehele organisatie vaak afhankelijk van de volgorde waarin de documenten worden bewaard, hoe gemakkelijk ze kunnen worden op aanvraag om te zien hoe goed ze zijn geclassificeerd en gesystematiseerd. Juiste indeling maakt het niet alleen snel te werken met documenten, maar maakt het ook makkelijker om te werken met het archief en het archief.

Laten we eens kijken naar voorbeelden van wat een nomenclatuur van gevallen is, en op welke gebieden het het meest effectief is.

• Systematisering van documenten - wanneer de documenten warenin elk geval gebruikt (contracten opstellen, transacties afsluiten, de strafzaak afhandelen, rapport van de afdeling plannen, enz.) en vervolgens uit actief gebruik vertrokken, volgens de nomenclatuur, worden ze opgeslagen in organisaties in een bepaalde volgorde. Dit geldt voor zowel papieren documenten als elektronische documenten die zijn opgeslagen in de computerdatabase.
• De inhoud van informatie over hoe langhet document blijft behouden hoe lang het effectief kan zijn. Elk geval in de nomenclatuur heeft zijn eigen voorwaarden voor het behoud van de documenten die erin zijn opgenomen. Hoe waardevoller en belangrijker het document, hoe langer het zal duren. Dat wil zeggen, bij het werken met documenten in de zaak, evalueren ze deze onmiddellijk - een soort waardetest. Dit helpt en werkt met de zaak zelf.
• Het indexeren van cases beveiligen. De nomenclatuur van de zaak wordt vaak gebruikt bij het registreren van documenten en de nomenclatuurindex van de zaak wordt een integraal onderdeel van het registratienummer van het document. Dit is te zien in de inventaris wanneer er een inventaris is in de fabriek of in de instelling.
• Voert de referentierol uit bij het bestuderen van de organisatiestructuur van de instelling, etc.
• Op kantoor wordt werk beschouwd als de basis voor een inventarisatie van zaken met een permanente of tijdelijke periode van opslag- en boekhoudingsdocumenten.
• Gebruikt als een voorbeeld, een schema voor het maken van een archiefkast en een verwijzing naar de gebruikte documenten.

Dus een goede kennis van wat isde nomenclatuur en vaardigheden om ermee te werken zijn noodzakelijk in elke organisatie of instelling, in de onderneming. De nomenclatuur moet de gehele documentaire activiteit van de instelling bestrijken.

Classificatie van nomenclatuur

De nomenclatuur heeft zijn eigen normen en vereisten voor ontwerp, ze kunnen niet worden geschonden. Ze zijn vastgelegd in speciale methodieken en instructies voor het bijhouden van gegevens.

Het is gebruikelijk om drie soorten bedrijfsnomenclatuur te onderscheiden:

• typisch;
• voorbeelduitvoeringsvorm;
• Individueel, ontwikkeld voor een specifieke organisatie.

Wat een nomenclatuur is, is typisch, het is duidelijk uit de titel - dit zijn normatieve documenten, ze bepalen de samenstelling van gevallen die worden gebruikt in organisaties van één type.

De geschatte nomenclatuur is bedoeld voortot vaststelling van een benaderende samenstelling van zaken die zijn geïnitieerd in de organisatie van de organisatie, waar deze nomenclatuur wordt verspreid. Dergelijke voorbeelden van records management zijn niet normatief, maar aanbevelingswaardig. Een onderscheidend kenmerk is dat in documenten van dit type indices zijn aangegeven.

Typische en voorbeeldige clericale nomenclaturen worden ontwikkeld door hogere organisaties voor hun ondergeschikte organisaties.

Individuele nomenclatuur - ontwikkeldvoor een specifieke organisatie en rekening houdend met de specificiteit van haar activiteiten. Typisch of exemplarisch wordt gebruikt voor het monster en noodzakelijke veranderingen worden daarin aangebracht.